Как правильно заполнить справочник «Сотрудники» в 1С Хьюмен Систем

В этой статье мы рассмотрим основные моменты заполнения справочника "сотрудники": процесс заполнения справочника, особенности внесения данных и важные нюансы. В конце статьи вы можете посмотреть видео 

Чтобы открыть справочник «Сотрудники», необходимо:
- Щелкнуть по пиктограмме «Сотрудники» в панели навигации.
- Перейти через «Справочники» → «Сотрудники»

В этом разделе можно не только добавлять новых сотрудников, но и создавать группы (папки) для организации данных.

Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите «Создать» и заполните основные поля. Обратите внимание, что некоторые реквизиты изменяются только через кадровые документы. 

Например: должность и подразделение нельзя редактировать вручную – они меняются только через приказы

Эти данные формируются на основании кадровых документов. Например: должность и подразделение указываются в приказе о приеме на работу. Если сотрудник переведен в другой отдел, изменения фиксируются в кадровых перемещениях

В 1С Хьюмен можно выбрать:
- Бессрочный трудовой договор
- Срочный трудовой договор (указываются даты начала и окончания)
- Гражданско-правовой договор

Вид договора очень важен, особенно если это гражданско-правовой договор. Если вы выбираете, например, срочный трудовой договор, то здесь дополнительно можно указать дату заключения и дату окончания. Однако эти реквизиты имеют справочный характер. 

- Постоянная – фиксированный оклад.
- Временная – оплата за часы работы.
- Сдельная – зависит от выполненного объема работ.

Если у вас на предприятии зарплата рассчитывается по часам, то очень важно указать рабочее время в часах и отметить это флажком в форме оплаты. Зачастую это постоянная или временная оплата. А если у вас сдельная форма оплаты, то можно выбрать соответствующий вариант

- Фамилия, имя, отчество – вводятся вручную.
- Паспортные данные – указываются на вкладке «Паспорт».
- Адрес проживания – можно заполнить в строковом или составном формате (отдельно регион, город, улица).

Важно! Если сотрудник работает в нескольких организациях, укажите основное или не основное место работы.

Для корректного расчёта налоговых вычетов на вкладке «Налоги» необходимо внимательно заполнять данные, в частности, правильно указывать:

✔ Стандартный вычет – для основного места работы.
✔ На ребенка – если у сотрудника есть дети.
✔ Имущественный вычет – при покупке недвижимости.

Место работы: основное или неосновное.

Тип вычета: обязательно выбирать "основной", если работа — основная, вне зависимости от размера оклада сотрудника.

Это критически важно по следующим причинам:

Даже если на момент заполнения заработная плата сотрудника превышает установленный предел для предоставления вычета, в будущем может возникнуть ситуация, когда фактический доход за месяц окажется ниже лимита (например, из-за нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы или на больничном).

При правильном указании типа вычета программа автоматически учтёт снижение дохода и предоставит налоговый вычет именно в тот месяц, когда условия для его применения будут выполнены.

Параметры, которые необходимо заполнить:

Тип вычета: указывается "основной" (для основного места работы).

Дата начала действия: заполняется датой приёма на работу или начала предоставления вычета.

Дата окончания действия: как правило, не заполняется, если нет ограничений.

Количество вычетов: если применимо.

Дополнительный случай — вычеты на детей:

Если у сотрудника есть право на дополнительные вычеты (например, на ребёнка), необходимо выбрать соответствующий вид вычета в системе и также правильно указать количество детей.

Программа автоматически проверяет, соответствует ли доход сотрудника условиям вычета. Если в одном месяце сотрудник заработал меньше порога, 1С сама пересчитает налог.

Если у сотрудника есть пенсионные отчисления, укажите данные в разделе ПФУ.
При гражданско-правовом договоре выберите «Работа по договору с физическим лицом» и заполните номер, дату и срок выплаты.

На вкладке "прочие" вы можете указать какую-то информацию, например, если вы этому сотруднику планируете выдавать доверенность, то обязательно ставите "заключён договор мат. ответственности", также можете указывать какую-то справочную информацию про размер, рост и прочее. 

Изменения фиксируются в кадровых документах:
- Прием на работу – первая запись о сотруднике.
- Кадровые перемещения – перевод между подразделениями.
- Кадровые изменения – повышение оклада, изменение условий труда.

Если у сотрудника есть удержания, они фиксируются на вкладке «Постоянные начисления/удержания».

Нажмите «Добавить»

Выберите «Удержание по исполнительному листу»
Укажите способ расчета (процент или фиксированная сумма)

Программа автоматически будет удерживать указанную сумму при начислении зарплаты.

Количество дней отпуска – можно добавить вручную.
Прочие сведения – рост, размер одежды, номер доверенности и т. д.

Как добавить:
Перейдите на вкладку «Свойства»
Нажмите «Добавить», выберите тип данных и введите значение.

Заполнение справочника «Сотрудники» в 1С Хьюмен Систем – важный этап кадрового учета. Корректное внесение данных помогает избежать ошибок при расчете зарплаты, налогов и отчислений. Для большего понимания можете посмотреть видео-инструкцию