Подписка на журналы в бухгалтерском учете

Организации нередко оформляют подписку на журналы, газеты, профессиональные издания и другие печатные или электронные материалы. Как правило, подписка оплачивается заранее — сразу за несколько месяцев или за год.

В бухгалтерском учете такая предоплата не списывается на расходы единовременно. Сумма подписки относится к расходам соответствующих периодов по мере получения издания. В 1С:Бухгалтерия Хьюмен для этого используются расходы будущих периодов (РБП), которые затем распределяются по месяцам.

Для удобства можете просмотреть наше видео.

При оформлении подписки организация сначала перечисляет поставщику оплату за будущие периоды. Предварительная оплата за печатные и электронные издания учитывается как аванс. По мере получения периодических изданий соответствующая часть суммы относится на расходы текущего периода.

Например, организация оплатила подписку на журнал сразу за 6 месяцев. В этом случае стоимость подписки необходимо распределить между шестью месяцами, а не отнести всю сумму на расходы в момент оплаты.

В 1С:Бухгалтерия Хьюмен такую операцию можно оформить через механизм расходов будущих периодов.

Для оформления подписки необходимо открыть:

Документы → Учет полученных услуг → Журнал «Учет полученных услуг».

Создайте новый документ получения услуг и укажите основные данные:

организацию;
контрагента;
дату оплаты;
номер и дату первичного документа;
сумму подписки;
данные по НДС.

В поле «Вид поступления» выберите «Ввод первичных данных по РБП (расходам будущих периодов)».

После выбора этого вида поступления табличная часть документа изменится — появится возможность указать расходы будущих периодов.

Добавьте новый элемент РБП и укажите его наименование.

Например: «Подписка на журнал. Второе полугодие 2026».

Далее необходимо указать направление списания расходов. В качестве счета можно использовать, например, 26 «Общехозяйственные расходы», если именно этот вариант соответствует вашей учетной политике.

Затем выберите необходимый элемент затрат. Это может быть уже созданная статья, например «Подписка», либо соответствующая статья расходов, используемая в вашей организации.

Для удобства дальнейшего поиска рекомендуется дать расходу понятное название. Тогда бухгалтер сможет быстро определить, за какую услугу или издание сформирован документ.

Следующий важный этап — указать период, в течение которого стоимость подписки должна списываться на расходы. В документе выберите срок использования в месяцах. Для этого используется кнопка с изображением песочных часов. Например, если подписка оплачена с июля на 6 месяцев, укажите:

Начало периода — 07.2026
Срок — 6 месяцев

После этого программа распределит стоимость подписки между соответствующими месяцами. Например, если стоимость подписки составляет 420 рублей без НДС, программа рассчитает необходимые суммы для последующего ежемесячного списания.

Также в документе можно изменить содержание операции. Рекомендуется указывать понятное описание, например «Подписка на журнал». Это позволит быстро идентифицировать операцию в списках документов и отчетах.

Важно: документ ввода первичных данных по РБП сам по себе проводок не формирует. Он фиксирует информацию о расходах, которые необходимо распределить на будущие периоды.

После создания РБП необходимо ежемесячно отражать соответствующую часть расходов.

Для этого в 1С:Бухгалтерия Хьюмен используется обработка:

Доп. действия → Обработки → Формирование документов по начислению РБП.

Укажите необходимую дату и нажмите «Заполнить». Программа найдет созданные ранее расходы будущих периодов и автоматически рассчитает сумму, которую необходимо отнести на расходы текущего месяца. При этом общая стоимость подписки будет распределена на установленный срок. Например, стоимость подписки за 6 месяцев будет разделена между шестью месяцами.

После проверки данных нажмите «Выполнить». На основании обработки будет сформирован документ «Начисление РБП», который уже формирует бухгалтерские проводки.

Чтобы не возвращаться к одной и той же операции каждый месяц, бухгалтер может заранее сформировать необходимые документы начисления РБП на несколько будущих периодов. Это позволяет снизить риск пропуска ежемесячного списания расходов и упростить дальнейшую работу с подпиской.

После формирования документа начисления РБП соответствующую информацию также можно использовать при работе с входящим СЧФ.

Учет подписки на журналы в бухгалтерском учете удобно организовать через расходы будущих периодов. В 1С:Бухгалтерия Хьюмен достаточно один раз внести информацию о подписке, указать срок ее использования и далее распределять стоимость по соответствующим месяцам. Такой подход позволяет корректно учитывать расходы по периодам и не списывать всю стоимость подписки единовременно.

В нашем видео подробно показано, как оформить подписку на журнал, создать РБП, установить срок списания и сформировать документы начисления в 1С:Бухгалтерия Хьюмен.

Учет подписки на журналы в бухгалтерском учете 1С

Как учитывать подписку на журналы

Оформление подписки в 1С

Создание расходов будущих периодов

Указываем срок списания подписки

Ежемесячное начисление РБП

Можно ли сформировать документы РБП заранее?

Итог